Текущая пандемия меняет привычный нам уклад жизни в целом и накладывает особенности на взаимодействия и коммуникации внутри компании в частности. Очень популярным, а порой и единственным решением для производства и корпоративной деятельности является создание и поддержание режима удаленной работы. Весь свой карьерный путь я, так или иначе, был участником именно «распределенных» команд. Хочу сказать, что вне зависимости от специфики работы, технических особенностей, уровня профессионализма команды в таком режиме работы возникали и возникают проблемы. В этой статье я поделюсь своим опытом и некоторыми инструментами и подходами, которые оказались мне полезны.

Давайте рассмотрим примеры ситуаций при удаленной работе.

Во время ежедневного стендапа сотрудник, работающий удаленно, никак не может понять, почему коллега медлит с ответом: он забыл включить микрофон или просто не обращает внимания на разговор? Еще хуже, если он после долгого молчания спрашивает: «Простите, а о чем речь вообще?»

Еще пример. Во время стендапа один из членов команды не выключил микрофон после того, как рассказал свой статус, и все участники звонка начинают слышать симфонию из посторонних звуков вроде льющейся воды, лая собаки, перфоратора или еще чего похуже.

Есть множество других примеров, но думаю, что мысль понятна: появляется риск потери концентрации внимания у участников совещания, вероятность которого гораздо ниже в обычных условиях. Ведь в при очных встречах возможность отвлечься на параллельную переписку в чате или просмотр YouTube гораздо ниже.

При этом проблема не только в том, как люди ведут себя на онлайн-созвонах. Большую сложность вызывает и низкая скорость обмена информацией. Например, иногда реакция на сообщение может задерживаться чуть ли не на сутки, и порой приходится предпринимать дополнительные шаги для получения ответа. Контроль и взаимодействие с командой становятся гораздо сложнее. Раньше ты всегда знал, в офисе человек или нет; в любой момент можно было просто подойти и поговорить: прояснить что-то, узнать какую-то короткую информацию максимально быстро. В условиях удаленной работы нет привычного ощущения команды: нельзя просто безадресно крикнуть в опенспейсе: «А где у нас в базе логи лежат?» и тут же получить ответ. Нужно написать в чат и ждать, ждать и ждать…

Что же мы получаем, когда в регулярных встречах и коммуникациях все чаще начинают проявляться описанные выше проблемы?

  • Боль
  • Уныние
  • Разочарование
  • Демотивация

В чем причина подобных случаев? Начнем по порядку.

Несмотря на то, что уже порядка двух-трех десятилетий люди по всему миру активно пользуются возможностями информационных технологий в быту (и это происходит совершенно обыденно), именно сегодня необходимо понять, как же эти технологии использовать осознанно.

Еще пару месяцев назад мы и представить себе не могли, что работать удаленно будут не только специалисты IT-сферы, а буквально ВСЕ. Преподаватели, психологи, большинство ВУЗов и школ перешли на дистанционное обучение и работу, так же, как и банки, и большинство крупных государственных агломераций.

Мы живем в удивительное время, когда самые неожиданные профессии находят возможности реализоваться в онлайн-режиме: даже фотографы проводят фотосессии онлайн! И если кому-то из вас это сейчас кажется смешным — неудивительно. Однако, пока вы читаете эту статью, фотографы, преподаватели, бухгалтеры, HR и другие специалисты по всему миру учатся использовать возможности дистанционной работы. И это прекрасно! Ведь технологии были созданы для того, чтобы сделать нашу жизнь более эффективной, помочь нам в работе и быту, в общении с коллегами и семьей. Но вместе с тем вступление человека в техно-информационную эру вскрыло ряд неожиданных проблем. И это логично: мы в этом мире впервые, мы только учимся устанавливать в нем правила и связи, мы сейчас как первобытное цифровое общество. Поэтому одной из главных глобальных проблем сегодня, на мой взгляд, является отсутствие у нас своего рода «гигиены» общения и базовых правил, этикета, т. е. нами не сформирована культура удаленной коммуникации.

Итак, если мы ведем речь о некой цифровой культуре общения, давайте сформируем единое понимание того, о чем идет речь. Я бы обозначил этот термин как «взаимоуважение личных границ в цифровом пространстве, позволяющее более эффективно коммуницировать». Другими словами,

Культура удаленной коммуникации — это развитие и поддержание состояния доступности и взаимоуважения личных границ в цифровом пространстве

Кратко об основных вещах

Что же должно быть базовым в организации удаленной коммуникации? На мой взгляд, это чисто технические моменты:

  • качественное и исправное оборудование
  • надежный канал связи
  • подходящий набор программного обеспечения и сервисов (vpn, мессенджеры, облачные хранилища и т. д.)

Как без достаточного качественного музыкального инструмента невозможно устроить хороший концерт, так и без стабильного интернета и микрофона с камерой не получится эффективно общаться удаленно.

Далее, имея оборудование, которому мы доверяем, можно заняться непосредственно построением коммуникации. Что же для этого нужно?

Немного теории

В общем, у нас есть два основных типа общения:

  • Вербальный
  • Невербальный

Для реализации общения людьми используется несколько каналов:

  • Визуальный
  • Аудиальный
  • Кинестетический
  • Дигитальный

Что же мы можем сказать о различиях удаленной коммуникации и живого общения? Каналы передачи информации в лучшем случае распределены следующим образом:

Живое общение Удаленное общение
Визуальный Визуальный
Аудиальный Аудиальный
Кинестетический Кинестетический

А если рассмотреть кейс, когда диалог ведется с носителем другого языка с незнакомым тебе акцентом, то мы можем практическ лишиться и еще одного канала:

Живое общение Удаленное общение
Визуальный Визуальный
Аудиальный Аудиальный
Кинестетический Кинестетический

Итого, основные характерные вызовы, с которыми мы встречаемся при переходе на удаленное общение:

  • ограниченность в каналах восприятия
  • отсутствие контекста
  • отсутствие личного контакта
  • отсутствие неформального общения

Ниже рассмотрим практики, нацеленные на помощь в решение всех описанных выше моментов.

Подходы и инструменты

Качественное оборудование и интернет

Это базовый пункт для реализации. Невозможно выстроить эффективную коммуникацию, не обеспечив выполнение этого пункта.

Микрофон и камера — как можно чаще

Эти два инструмента максимально помогают нам раскрывать два из базовых каналов коммуникации — визуальный и аудиальный. Соответственно, чем чаще мы их используем, тем более полным будет общение, ведь всегда гораздо интереснее слышать и видеть человека, понимать и воспринимать его реакции, а не просто читать чат и смотреть на аватарки.

Неформальные звонки и чаты

Отсутствие неформального общения: разговоров в курилке, бесед на кухне у кофемашины и т. д. — наносит основной удар по ощущению офисной жизни и командного духа. Полезной практикой является создание цифровых пространств для покрытия этих потребностей.

Разные инструменты для разных приоритетов

Стоит определить разные инструменты для коммуникаций разной срочности и приоритетов. Это сильно облегчит восприятие входящих сообщений. Например:

  • Slack — почти для всего (не злоупотреблять @here, @channel, @someone)
  • Видеосвязь для более емкой и краткой передачи информации и контекста
  • Почта для официальных запросов
  • В «экстренных случаях» — звонки на мобильный

Встречи 1:1

Это общая практика, но перевод ее в цифровой вид и применение в удаленном формате делает 1:1 самым точным способом «считать» состояние твоего собеседника/коллеги. Такие встречи должны быть периодическими, ориентированными на человека и нацеленными на принесение реальной пользы, а не проводиться для галочки.

Роль фасилитатора встреч

Фасилитатор — это человек, обеспечивающий успешную групповую коммуникацию. Он может стать лучшим другом удаленного сотрудника. Именно фасилитатор должен следить за тем, чтобы все участники встречи, как локальные, так и те, кто подключился удаленно, имели равные права и условия.

Например, человек, выполняющий эту роль, должен следить за тем, чтобы никто никого не перебивал, чтобы у всех была возможность высказаться. Также фасилитатор следит за соблюдением формата встречи, ее повестки и тематики (все разговоры не по теме должны быть вынесены за рамки текущей встречи).

Прозрачность и пространство для эксперимента как ценность компании

Подобная установка в компании помогает сотрудникам чувствовать себя более свободно и проявить творческий подход в своей работе. В новых условиях удаленной работы — это дополнительно позволит добавить гибкости и сонастройки в команде.

Разграничение работы и личной жизни

Необходимо четко выставить границы «работы» и «не-работы». Причем как внутренние, которым ты должен следовать сам, так и некоторые необходимые внешние элементы, позволяющие выстраивать комфортное и понятное общение с тобой. Например, обозначение рабочих часов в календаре или создание эвентов с названиями «занят», «в этот период я с меньшей вероятностью смогу ответить» и т. д.

Уважение личных границ коллег

Опираясь на пункт выше — необходимо уважать подобные же границы других людей.

Очные встречи в реальной жизни

Самый лучший способ сделать удаленное общение лучше — это познакомиться с человеком в реальной жизни. Замечательной практикой станут живые встречи между сотрудниками: попробовать организовывать командировки «удаленщиков» в основной офис или же вывезти всю команду в независимую локацию для тимбилдингов и общения.

 

Какую бы команду ты ни выстраивал, главной причиной хорошего ее сплочения было, есть и будет наличие чего-то большего, чем просто рабочие отношения (хотя бы немного больше). Удаленное общение — точно такое же, как и любое другое общение, и сложившаяся ситуация сейчас показывает главное: важны не инструменты и техника, а уровень твоей осознанности, внимание и интеллект, а также то, как это все взаимосвязано.

Денис Мельников

RSS